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Saisie de mission


Sommaire



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Flux des missions

Toute personne ayant un compte informatique peut saisir une demande de mission. La demande est transmise au chef d'équipe-projet/de service ainsi qu'aux personnes ayant une délégation (en général les assistantes).
La délégation peut être donnée
  • soit par le responsable d'équipe-projet/de service pour sa structure,
  • soit par un ou plusieurs responsables identifiés par site pour l'ensemble des équipes-projets et services de ce même site.
La demande est ensuite validée ou refusée par le chef d'équipe-projet/de service et/ou les personnes ayant une délégation. Les demandes validées sont régulièrement insérées automatiquement dans GFD.
Les informations sur les personnes, les noms de équipes-projets, leurs responsables et l'affectation des personnes dans les équipes-projets/services sont des données RH de référence du système d'information.



Saisie d'une mission

Règles générales :

Certains champs sont obligatoires pour valider la saisie d'une mission, si un de ces champs est oublié, une message indicatif est affiché sur la page de saisie.

La saisie des villes est vérifiée (destination et trajet), le principe est le suivant : après saisie d'au moins 3 caractères, l'outil vous propose une liste de ville commençant par ces 3 caractères. La saisie n'est pas bloquée, il est possible de saisir le nom de ville intégralement. Si la ville est reconnue, le fond de celle-ci s'affiche en jaune. Si la ville n'a pas été reconnue alors le fond s'affiche en rouge.



  • Toutes les communes françaises sont connues du système, un fond rouge signale une saisie erronée ex. saisir ST à la place de SAINT, les gares et aéroports sont identifiés en tant que lieur géographique (Roissy pour l'aéroport Charles de Gaulle).
  • Si une ville étrangère n'est pas reconnue, alors la validation est possible ; un message de demande de création part en direction du support pour création dans GFD.


Écran de saisie


Cet écran est divisé en 5 parties

Référence du demandeur

Cette zone est renseignée à partir des données RH du système d'information et de l'annuaire iLDAP pour les adresses mail. Certaines zones peuvent être vides, c'est le cas de l'adresse mail pour les personnes qui n'ont pas de compte informatique à l'INRIA (invité).

Objet

les zones Motif et Lieu effectif de la mission sont obligatoires.

Prise en charge

Sans frais ou avec frais, dans ce dernier cas, l'information de prise en charge de la mission est obligatoire.

Déroulement

le minimum nécessaire à la création d'un mission est la saisie d'un aller et retour en indiquant les dates et heures de départ et d'arrivée ainsi que le moyen de transport utilisé. La saisie de date peut se faire selon deux modes : saisie directe au clavier, saisie assistée par affichage d'un calendrier.

Commentaires

Les zones sont facultatives, elles permettent de saisir des informations complémentaires à la mission qui ne peuvent être renseignées dans les zones précédentes.

La case J'autorise la visibilité de cette mission à mon projet/service pour réutilisation va permettre à un missionnaire de "diffuser" sa mission pour qu'elle puisse être utilisée par une autre personne du projet/service qui va faire la même mission.


La panneau de visualisation


Une fois la saisie de la mission 'confirmée', le panneau des missions en attente est affiché.



Par ailleurs, vous recevez un courrier électronique indiquant la prise en compte de cette mission dans le workflow.

A partir de ce panneau, il est possible de créer une nouvelle mission à partir d'une mission déjà existante (cas des missions récurrentes ou groupées). Il suffit de cliquer sur l'icône de duplication , les paramètres de la mission modèle sont repris et peuvent être modifiés.

Une mission peut être supprimée dans IziGFD en cliquant sur .

Enfin tant que la mission n'est pas validée par le responsable, il est possible de modifier son contenu à tout moment.

Gérer les délégations

Règles générales

  • Une délégation se fait par structure (direction, équipe-projet, service), à un niveau plus fin il est possible de mettre une délégation sur une personne. Par exemple, ce dernier cas est utilisé pour traiter les délégations croisées entre responsable.
  • Lorsqu'une délégation est positionnée sur un missionnaire, la règle "validation par personne" remplace la règle "validation par service".

Les personnes qui peuvent gérer les délégations sont :

  • les responsables (directeurs, chef d'équipe-projet, chef de service) pour les personnes affectées dans leur structure,
  • les "superdélégués", personnes habilitées dans un Centre de recherche à modifier l'ensemble des délégations (quelques personnes par CRI).

Gestion dans l'outil

Pour les personnes ayant ce droit de gestion des délégations, cliquez sur l'icône "gérer les délégations".

Le nom de la structure et le responsable sont indiqué, vérifier que l'information est correcte (sinon adressez vous à votre SRH).
Vous visualisez l'ensemble des droits liés à vos habilitations. Vous pouvez à ce niveau ajouter ou supprimer toute délégation sur laquelle vous avez habilitation.

1- Délégation par personne

Pour ajouter une délégation : sélectionnez d'une part le nom du missionnaire et d'autre part le nom de la personne qui aura la délégation. Puis valider.


La sélection d'un agent se fait en saisissant au moins les 3 premiers caractères du nom de la personne. La complétion est automatique.

La suppression se fait en cliquant sur le bouton "supprimer" à gauche du nom de la personne en délégation.

2- Délégation par service

Sélectionner l'agent ayant la délégation sur le service.
La sélection d'un agent se fait en saisissant au moins les 3 premiers caractères du nom de la personne. La complétion est automatique. sélectionner la ou les personne(s), puis valider.



La suppression se fait en cliquant sur le bouton "supprimer" à gauche du nom de la personne en délégation.

Créé par: dautcour dernière modification: Lundi 14 Mai, 2012 [15:38:07 UTC] par becouze